GDPR – waar op letten?

Eén van de eerste dingen waar je moet op letten voor GDPR start al bij je hostingprovider.  Van zodra je een website host maak je gebruik van de service van een externe dienstverlener. Deze hostingprovider heeft in theorie toegang tot alle gegevens op jouw website. Eventueel maak je gebruik van bepaalde extra functionaliteiten (plugins) zoals Mailchimp, Google (Analytics), Facebook, …

Vaak zijn deze bedrijven buiten Europa gevestigd en maken ze gebruik van niet-Europese servers voor gegevensopslag. In hun gebruikersovereenkomsten staat vaak opgenomen dat ze de gegevens doorspelen aan andere bedrijven. In dit geval ben je als verantwoordelijke gegevens aan het doorgeven en exporteren. In de meeste gevallen wordt er ook een extern bureau ingehuurd om de website te ontwikkelen en te beheren. Ook zij hebben toegang tot alle data.
Het is belangrijk dat je de nodige GDPR-comforme overeenkomsten afsluit met deze bedrijven om zo aan alle GDPR-verplichtingen te voldoen.

In bepaalde gevallen kan je niet anders dan persoonsgegevens te verzamelen, denk maar aan betaalde abonnementen waar je bankgegevens nodig hebt , of in je E-commerce shop om wettelijke facturen voor je boekhouding aan te maken of om een nieuwsbrief te kunnen versturen of om extra veiligheidscontroles uit te voeren (bv checken of de gebruiker zich op een logische plek in de wereld bevindt)

Let wel dat je voor dit extra verwerkingsdoel een aankruisvakje voorziet waardoor je kan aantonen dat er uitdrukkelijk voorafgaandelijke toestemming werd gegeven via een opt-in. Let wel: dit vakje mag standaard niet aan staan, en het mag natuurlijk ook geen vereist veld zijn aan een offerteformulier. Gebruikers moeten bewust aangeven dat ze de verwerking van hun persoonsgegevens voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden goedkeuren. Stuur bij twijfel een e-mail naar de gebruiker met een bevestigingsvraag. Zo heb je een aantoonbare opt-in wanneer hij of zij antwoordt. Let er op dat je nieuwsbrief in regel is met de GDPR-wetgeving en er bij de opt-in ook een verwijzing staat naar je privacyverklaring.